为加强学员管理教育培训的学籍档案管理工作，提高科学管理水平，有效地保管和利用档案，为学院积累历年学员教育培训档案资料，根据《江西经济管理干部学院档案管理办法》、江西经济管理干部学院有关学员学籍管理的相关规定，特制订本制度。

一、办班档案管理由培训处处长为第一责任人，班主任具体负责，一名副处长分管实行，集中保管的管理体制。

二、学籍管理员的学籍档案工作制度

1、学员学籍档案分为纸质文本和电子文本两类，纸质文本装入档案盒，电子文本存入学籍管理专用计算机，并在移动硬盘备份。

2、收集、鉴别和整理学籍档案材料，破损或变质的档案应及时修补、复原或进行其他技术处理，档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准。（1）分类：采用年度-班次进行整理；（2）装盒：学籍档案应按班次以办班时间为序逐一装盒。（3）排列：档案盒应以办班时间为序在盒脊粘贴“年度-档案盒序号”标签；（4）编目：档案盒正面和盒脊用白纸分别打印班次、装盒材料内容。

3.保管学员学籍档案，建立归档登记和统计制度，对档案进行分类、编号，为学院积累档案资料，每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决。

4.办理学员学籍档案的查阅、借阅。学籍档案一般不外借，如确需借阅，要说明理由，须办公室主任同意报培训处处长批准并办理借阅手续，限期归还，不得擅自拍摄复制档案内容，也不得擅自转借他人。

5.做好学员学籍档案的安全、保密、保护工作。要经常文件柜的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施，不断地研究和改进档案的保管方法和保护技术，逐步实现档案管理工作的科学化、现代化。

6.定期分类汇总学员通讯录、学员手册、学员体会摘录、学员个人学习小结、学员临时党支部（班委）小结，结业证发放造册表、班主任个人带班工作情况等。

7.凡需销毁的材料，经部门同意批准后年终集中交由院保密室销毁。

三、班主任负责学籍档案管理工作制度

1.办班结束后7个工作日内由班主任将《学籍档案存档材料表》（见附件）要求的所有的纸质文本和电子文本一次性交处办公室归类存档。学籍档案材料，须统一使用A4规格的办公用纸，纸质版要用黑色碳素水笔或钢笔清晰书写，不得使用铅笔、圆珠笔，或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

2.《学员培训考核登记表（卡）》用黑色碳素水笔或钢笔认真、清晰地逐一填写完整。“学员临时党支部（班委）评鉴意见”，主要是指对学员学习及表现的评鉴意见，由学员临时党支部（班委）填写，“学员考核意见”和“培训处意见”两栏最后盖章后由班主任统一收齐归档。

3.学员个人学习小结由学员个人在结班领结业证之前完成并班主任统一收齐。

4.学员临时党支部（班委）学习总结由党支部书记（班长）在结班式之前完成，字数在2000字左右，内容主要包括本班学员学习情况、学习体会和收获、临时党支部（班委）工作开展的情况等，由班主任收集。

5.市场班由班主任负责摘录，内容主要根据学员的“学习小结”整理而成，重点突出学员自己个人的学习心得，选择学员要具有代表性，学员体会也要有代表性。

6.移交电子版通讯录时将学员精确具体单位。

四、本制度由培训处负责解释。